Comparaison de scénarios avec des graphiques de variance

L'interprétation des données ne peut se faire qu'en comparaison avec un scénario de référence. Il s'agit par exemple de savoir si l'on fait mieux ou moins bien que l'année dernière à la même époque, ou si l'on est proche d'atteindre le budget. Les graphiques de variance sont particulièrement pertinents pour afficher les différences entre les valeurs réelles et les valeurs comparatives. Ils représentent les écarts en absolu ou en relatif et indiquent l'impact positif ou négatif pour l'entreprise.

La variance absolue est la différence entre deux valeurs d'une même mesure. Ces variances sont représentées sous forme de colonnes ou de barres.

La variance relative est la variance en pourcentage de la valeur comparative. Pour la distinguer visuellement de la variance absolue, elle est affichée sous forme de graphiques "sucettes".

Afficher de manière consistente les écarts absolus et relatifs sous cette forme permet de rendre les rapports institutionnels ou individuels plus rapidement interprétables.

Ces deux types de graphiques sont disponibles dans XLCubed 10. Pour les mettre en oeuvre, il suffit de sélectionner le type de graphique dans le panneau latéral et de définir les valeurs de base et de comparaison (généralement deux scénarios ou deux années, etc.).

Vous pouvez téléchargez le classeur exemple ici :

Tableaux des écarts Télécharger

Afficher simultanément les valeurs de base et de variance

La représentation des variances peut être ajoutée à côté des données de base afin d'augmenter la densité d'information d'un graphique. Ce type de graphique est parfois appelé "graphique multi-niveaux". Ils est utilisé pour afficher les écarts en même temps que les valeurs de base.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons choisi une graphique de comparaison par décalage en tant que graphique principal pour afficher le détail des valeurs mensuelles du réalisé et du budget. Nous avons ensuite copié ce graphique et l'avons placé au dessus puis nous avons changé son type en variance absolue.

Les catégories étant les mêmes entre les deux graphiques, nous avons supprimé les étiquettes des mois sur le graphique de variance afin de réduire l'espace occupé. Ceci peut être fait simplement en supprimant la couleur de la police et en réduisant la hauteur de l'axe.

Comme les deux graphiques affichent les mêmes mesures (indicateurs), il convient, pour garantir l'intégrité visuelle, d'uniformiser leur échelle verticale. Dans les propriétés du graphique de variance, nous avons donc ajusté l'échelle simplement en sélectionnant le graphique de référence dans la liste de choix.

Nous avons ensuite copié de nouveau le graphique de base, l'avons placé au dessus du graphique de variance absolue et avons changé son type en "variance relative". Là encore, nous avons supprimé les étiquettes de l'axe des catégories. Comme ce graphique représente des pourcentages il doit conserver une échelle verticale indépendante des deux autres graphiques.

Graphiques avec variance intégrée

Lorsqu'il n'y a pas assez de place pour afficher plusieurs graphiques à plusieurs niveaux, les uns au dessus des autres, comme précédemment, un graphique avec variance intégrée est une bonne solution. Ce type de graphique montre la valeur de base avec la variance absolue intégrée dans les colonnes/barres.

Vert ou rouge ?

Par défaut, lorsque la valeur de base est supérieure à la valeur comparative, la variance est affichée en vert. Si la valeur de base est inférieure, elle est affichée en rouge. Cette logique est adaptée pour la visualisation de compte / rubriques de recette, par exemple des ventes.

En revanche, lorsque les catégories affichées sont des dépenses, une augmentation de ces valeurs a un impact négatif sur l'entreprise. Il convient dont d'inverser la représentation du vert et du rouge.

Les différents éléments peuvent être définis comme étant des revenus ou des dépenses à l'aide de Règles de Gestion . Une fois définies, les graphiques de variance appliqueront automatiquement la logique de ces règles afin d'afficher du vert ou du rouge en fonction du type défini pour l'élément.

Notre récent blog sur les cascades de profits et pertesdémontre l'utilité de définir des règles pour les comptes de dépenses. Par exemple, les "Operating expenses  (charges d'exploitation)" ont diminué mais, comme il s'agit d'une dépense, cela a un impact positif sur les affaires, d'où la couleur verte. D'autres comptes tels que "Conseil" et "Maintenance" ont également diminué mais, comme il s'agit de recettes, leur écart est coloré en rouge.

Représentation des scénarios en tant que colonne / barre pleine, avec contour seul ou pleine et hachuré

Les règles de gestion peuvent également être utilisées pour appliquer automatiquement la mise en forme recommandée par les normes IBCS pour l'affichage des scénarios.

Dans l'exemple ci-dessous, nous souhaitons afficher les données de réalisé jusqu'au mois en cours et celles du prévisionnel pour les mois restants de l'année. Nous voulons aussi afficher la comparaison avec le budget mensuel. Nous souhaitons que l'affichage des variances suivent la même logique de mise en forme : colonnes pleines pour la variance du réalisé, colonnes hachurées pour les variances du prévisionnel.

Tout d'abord, nous allons créer un calcul Excel "AC/FC" qui affichera les valeurs du réalisé qui existent et les valeurs du prévisionnel dans le cas contraire.

iif([Scenario].[Scenario].&[Actual] = 0, [Scenario].[Scenario].&[Forecast], [Scenario].[Scenario].&[Actual])

Nous pouvons maintenant utiliser ce calcul comme valeur de base dans tous nos graphiques. La valeur de comparaison sera le scénario Budget.

Ensuite, nous devons définir les règles de gestion afin d'appliquer le formatage hachuré pour les mois de prévision. Pour cela, nous créons une règle "CurrentMonth" qui s'applique au dernier mois avec les données réelles. Ce mois "pivot" peut être basé sur une valeur fixe ou être évalué dynamiquement à l'aide d'un calcul XLCubed ou d'une formule Excel.

Rafraîchissez ensuite le graphique XLCubed pour appliquer la nouvelle règle.

Si l'on créé maintenant un graphique de type "comparaison par décalage", un graphique de variance absolue et un autre de variance relative, comme précédemment, Ils exploiteront automatiquement les règles de gestion définies afin d'appliquer le formatage des données de réalisé et de prévisionnel tel qu'illustré ci-dessous.

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